2018年，青島因上合峰會名揚海內(nèi)外。2018年，青島人民因上合峰會而驕傲自豪。作為有幸參與籌備峰會的一支前沿力量，市政府外辦根據(jù)上合組織青島峰會籌備委員會和外交部、省市統(tǒng)一部署，在各兄弟部門的大力支持下，全體籌備人員歷經(jīng)290多天的日夜奮戰(zhàn)，圓滿完成了會務(wù)禮賓工作組的重要任務(wù)，開創(chuàng)了青島外事服務(wù)保障工作史上“三個前所未有”：一是會議規(guī)格前所未有。習(xí)近平主席首次主持上合峰會，包括主席在內(nèi)的12個國家領(lǐng)導(dǎo)人出席會議。二是會議規(guī)模前所未有。包括11個外國領(lǐng)導(dǎo)人、10個國際組織負(fù)責(zé)人在內(nèi)的2000多名外賓參會。三是會議籌備工作強(qiáng)度前所未有。會議共舉辦各類活動80多場。

　　上合峰會成功召開的背后凝聚著無數(shù)服務(wù)保障人員默默無聞的奉獻(xiàn)和難以想象的辛勞，外賓接待更是一項極其特殊的任務(wù)，復(fù)雜性高、敏感性強(qiáng)，接待人員直接面對各國元首等重要貴賓，是峰會重要環(huán)節(jié)之一，事關(guān)峰會的成功舉辦，事關(guān)國家、我省、我市對外良好形象。為完成這項責(zé)任重大、使命光榮的任務(wù)，我們從全省范圍內(nèi)遴選了素質(zhì)過硬、業(yè)務(wù)精湛的接待團(tuán)隊，開展了嚴(yán)格的培訓(xùn)和實戰(zhàn)演練，建立了高效順暢的工作機(jī)制，熱情細(xì)致接待外方先遣團(tuán)，各方面科學(xué)高效、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作，確保了外賓接待工作的圓滿完成，展現(xiàn)了山東青島對外開放的良好形象，贏得了參會代表的高度評價和贊賞。

　　精挑細(xì)選組建接待團(tuán)隊

　　外賓接待團(tuán)隊的形象代表著青島形象、山東形象、國家形象。我們高標(biāo)準(zhǔn)選拔接待人員，共從省內(nèi)各地市、市直部門、區(qū)市精挑細(xì)選了330多名政治素質(zhì)好、工作責(zé)任心強(qiáng)、外事接待經(jīng)驗豐富的同志擔(dān)任聯(lián)絡(luò)員，組建了由10個區(qū)（市）、功能區(qū)和市直部門牽頭的22個“一對一”外賓接待團(tuán)隊。按照個人特長和崗位需要，又將每個接待團(tuán)隊的聯(lián)絡(luò)員細(xì)分為綜合聯(lián)絡(luò)員、副聯(lián)絡(luò)員、證件聯(lián)絡(luò)員、酒店聯(lián)絡(luò)員、行李聯(lián)絡(luò)員及機(jī)場聯(lián)絡(luò)員等，實現(xiàn)了定人定崗、定責(zé)定位，做到了各司其職、各負(fù)其責(zé)。

　　高標(biāo)準(zhǔn)開展培訓(xùn)和演練

　　從高等院校邀請經(jīng)驗豐富的專家和老師，為接待團(tuán)隊進(jìn)行了禮賓禮儀、外事紀(jì)律、機(jī)場通關(guān)、民族宗教、醫(yī)療衛(wèi)生等10余場專項培訓(xùn)，累計培訓(xùn)2000多人次。為確保接待工作順暢熟練、一氣呵成，組織接待團(tuán)隊多次到會場、酒店、機(jī)場、參觀場所等開展實地演練，對外賓的行程、作息、飲食、風(fēng)俗、宗教信仰等反復(fù)研究，開展了不計其數(shù)的現(xiàn)場演練，試驗了各不相同的工作方案，平均每個團(tuán)隊修改接待方案20余稿；對細(xì)分的180多個接待要項不斷推演打磨，更新完善，將接待活動細(xì)化到每一個流程、每項工作任務(wù)，每個時間節(jié)點，每個工作人員。通過培訓(xùn)和演練，接待人員提高了專業(yè)水準(zhǔn)，熟悉了接待流程，增強(qiáng)了業(yè)務(wù)能力，為做好接待工作打下了堅實基礎(chǔ)。

　　接待好外方先遣組

　　正式會議前，先后接待了外方先遣組兩次集中考察和各國（國際組織）先遣人員自行考察共計44批350人次。與外方先遣組開展了認(rèn)真細(xì)致的工作對接，針對外方提出的通信、食材、住宿、會外活動等各方面?zhèn)€性化需求，多次召集部門協(xié)調(diào)會，盡最大努力予以協(xié)調(diào)和解決。面對外方先遣組風(fēng)格迥異的考察、詢問和要求，接待團(tuán)隊的同志們熱情耐心接待、有節(jié)有度答復(fù)，展示了開放、包容、負(fù)責(zé)任的大國形象。

　　建立高效順暢的工作機(jī)制

　　籌備工作時間短、任務(wù)重、壓力大、要求高，為確保各項工作順利開展，市政府外辦建立了高效的集中辦公制度、請示匯報制度、每日客情制度、每日例會制度等內(nèi)部管理制度，并風(fēng)雨無阻地堅持執(zhí)行。會期20天前是接待工作最忙最緊張的時候，外賓的行程、航班和參會要求等信息接踵而至，接待人員每天都要處理不計其數(shù)的電話和郵件，及時收集客情信息，并匯總報送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、酒店、機(jī)場、會務(wù)、注冊等工作部門，確保各相關(guān)方面都能及時掌握外賓的最新行程安排和需求，以便做好接待準(zhǔn)備工作。由于時差等原因，雖然每天睡兩三個小時已成為工作常態(tài)，有的甚至累病在工作崗位，但同志們依然以飽滿的熱情和干勁堅守在工作崗位，舍小家顧大家，為了上合峰會的圓滿成功召開作出了無私奉獻(xiàn)。

　　上合峰會的禮賓接待工作得到了中外領(lǐng)導(dǎo)人、與會代表、媒體記者和國際社會的一致好評。中央政治局委員、中央外辦主任楊潔篪表示，禮賓接待“賓至如歸”。外事無小事，有時一件看似很不起眼的“小事”，處理不當(dāng)就可能會演變成影響國家間關(guān)系的“大事”。在外事接待過程中，與外賓相處應(yīng)互相尊重、平等相待、不卑不亢、避免禁忌，不僅要體現(xiàn)熱情友好，更要把握好具體分寸，做到“關(guān)心有度”、“距離有度”、“舉止有度”，把與外賓相關(guān)的每件“小事”當(dāng)成“大事”看待，及時請示匯報，妥善處置對待，只有這樣才能不出紕漏，才能在接待好外賓的同時，維護(hù)好國家形象和利益。上合組織青島峰會已經(jīng)載入我國外交史冊，但奔波在峰會籌備工作一線的這支特殊的隊伍，他們?nèi)栽诶^續(xù)前行，一如既往地活躍在青島改革開放的前沿，用自己的言行繼續(xù)講述著“青島故事”和“中國故事”！

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